Digitales Arbeiten: der praktische Zugang

„Viel lernen lehrt nicht viel verstehen.“ – Heraklit

Die technischen Möglichkeiten aktueller Kollaborationsplattformen wie zum Beispiel Sharepoint, Jive, IBM Connections oder Chatter sind quasi unbegrenzt.

Ihnen gegenüber stehen die Mitarbeiter, denen sich der Nutzen zahlreicher Funktionen nur mit häufigem Gebrauch erschließt. Für das das Unternehmen wiederum steht vor allem die kompetente und nicht zwingend die häufige Nutzung im Vordergrund.

In diesem Artikel zeigen wir am Beispiel der Einführung einer Social-Business-Plattform, welche alternativen Trainingsformate bei der Einführung von technisch komplexen Plattformen im Unternehmen angewendet werden können. Ähnliche Vorgehensweisen nutzen wir selbst auch für die Einführung von Data-Analytics-Plattformen oder im Rahmen der Erstellung von digitalen Produkten. Dieser Beitrag soll dabei unterstützen, folgende Elemente zu bestimmen:

  1. Effektive Trainingsmaßnahmen,
  2. das richtige Timing,
  3. die richtigen Trainingsmethoden.

Herausforderungen im Rahmen einer Digitalen Arbeitsplatz-Einführung – Ein Praxisfall

Ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis verdeutlicht sehr gut die Fallstricke, die bei der Einführung von Digital Work Environments im Unternehmen lauern.

Der Hintergrund

Ein großes Unternehmen hatte beschlossen, den Wandel hin zu Enterprise 2.0 (E2.0) einzuleiten. E2.0 ist ein Begriff, der im engen Sinne zunächst den Einsatz von Social-Media-Technologien innerhalb eines Unternehmens bezeichnen kann. In diesem Fall umfasst E2.0 aber auch den gesamten organisatorischen und kulturellen Wandel hin zu einem transparenteren, agilen Unternehmen.

Vorrangige Ziele dieser Unternehmensinitiative waren

  • die Erhöhung von Transparenz im Unternehmen,
  • die Förderung der internationalen Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und
  • die Etablierung von spartenübergreifenden Innovationsprozessen.

Um diese Ziele zu erreichen, wurde eine große Initiative ins Leben gerufen, die alle Aspekte der effizienten Zusammenarbeit der Mitarbeiter umfasste: In der ersten Phase wurde eine Social-Intranet-Plattform eingeführt. Danach folgte die Planung der weiteren Aspekte eines digitalen Arbeitsplatzes, nämlich die Einführung von Cloud-Diensten und mobilen Technologien, um Mitarbeitern flexiblere und effizientere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Hindernisse

Als Kernproblem bei der Einführung des Social Intranet stellte sich die fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter heraus. Die vorherrschende Meinung im Management war, dass man für ein solch großes Projekt auch ein umfangreiches Trainingskonzept mit Seminaren und anderen Enabling-Maßnahmen brauche. Ergebnis war ein unübersichtlicher Trainingskatalog mit einer Vielzahl an Trainingsangeboten, die jedoch kostenintensiv waren und an relativ wenigen Terminen angeboten wurden. Wenn es um tiefgreifende Veränderungen für die Mitarbeiter geht, stoßen solch gut gemeinten Konzepte auf wenig Gegenliebe. Als die Probleme beim Rollout zutage traten, wurde inovex an Bord geholt, um den Change-Prozess zu begleiten.

Die inovex-Lösung

Der Fokus unserer Tätigkeit lag bei diesem Projekt darin, die fehlende Akzeptanz der Trainings und der Plattform bei den Mitarbeitern herzustellen.

Grundsätzlich ist es leicht, die Benefits eines Digital Work Environments zu vermitteln: Es ist schnell nachvollziehbar, dass interne Kommunikationsprozesse beschleunigt und vereinfacht werden können. Oder, dass sich durch die Technologie Informationen im Unternehmen einfacher finden und teilen lassen. Zudem werden durch digitales Arbeiten unternehmensinterne Barrieren in der Kommunikation und der Zusammenarbeit beseitigt.

Der schwierige Teil besteht darin, dass es sich zum einen um recht komplexe Plattformen handelt. Vor allem aber ist ein Umdenken bei jedem Einzelnen erforderlich. Es gilt, die Bereitschaft zu wecken, eingefahrene Verhaltensmuster zu hinterfragen und zu ändern.

Das ist uns in diesem Fall gelungen, indem wir das Lernen praxisnah gestaltet und in das tägliche Arbeiten integriert haben. Außerdem war es wichtig, die Methoden passgenau auf jede Projektphase abzustimmen.

Das passende Training zur rechten Zeit: Engage, Enable, Involve.

Bei der Einführung von Digital Work Environments unterscheiden wir drei Phasen: Vorbereitung, Rollout und die Integrationsphase im Unternehmen. In diesen Phasen verfolgen wir unterschiedliche Zielsetzungen:

  • Das Stichwort für die Vorbereitungsphase heißt „Engage“. Vor der breiten Einführung der Intranetplattform gilt es, die Mitarbeiter neugierig zu machen. Um Interesse zu wecken und Awareness zu schaffen, kann die Plattform zunächst für einen kleinen Nutzerkreis von Early Adopters im Unternehmen freigegeben werden. Diese können die Funktionalitäten testen und als Multiplikatoren im Unternehmen wirken. Zum Beispiel können mit kleineren Gruppen Aspekte der Zusammenarbeit spielerisch erlebt werden: Etwa das Abstimmen von Meeting Agendas, das gemeinsame Erstellen von Dokumenten oder die Funktionalität, Entscheidungen herbeizuführen. Einfache Dinge, wie die Auswahl eines Ziels für den nächsten Betriebsausflug, können hier das Prinzip der veränderten Kommunikation gut vor Augen führen.
  • Nach der Einführung steht beim Training die alltägliche Nutzung im Vordergrund: Mitarbeiter werden geschult und lernen durch sinnvolle Use Cases den Nutzen der neuen Technologie kennen: Diese Lernphase steht unter dem Motto „Enable“.
  • „Involve“ steht für die langfristige Verankerung der Nutzung im Unternehmen. Dies betrifft sowohl die Selbstverständlichkeit im technischen Umgang mit der neuen Kommunikation als auch den kulturellen Wandel, der mit einer offenen Kommunikation einhergeht.

Die Tücke liegt gerade in der Zeit nach der Einführung von Social Business Plattformen: Fast immer ist der Schwung beim Go Live durch Early Adopters gesichert, aber bei fehlender Begleitung des Projekts entsteht häufig eine Lücke, die Überwunden werden muss, bis die technologischen Laggards im Unternehmen das Social Intranet nutzen. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir eine abgestimmte Maßnahmenplanung für die Trainings.

Übersicht über Social-Business-Trainingsmaßnahmen

Phase Zielprioritäten Maßnahmen Erläuterungen
Pilotphase

vor Go Live des Digital Work Environment

Engage

  • Positive Grundeinstellung erzeugen
  • Aufmerksamkeit
  • Plattform erlebbar machen
  • Roadshows
  • Bar Camps
  • Eingeschränkter Nutzerkreis
Plattform, um das „Warum“ von Digital Work zu klären.
Ansprache kleiner Teilnehmerkreise, effektive Vermittlung von Benefits der Social-Business-Plattform.
Begeisterung für Möglichkeiten erzeugen.
Erste Bugs beseitigen.
Rollout

nach Go Live: Lernphase

Enable

  • Praktischen Einstieg erleichtern
  • Know-how zur Nutzung vermitteln
  • Kompetenzen aufbauen
Week of Training Technische Inhalte werden in kurzen Einheiten (1h) zu unterschiedlichen Zeiten vermittelt, z.B. per Webex durchgeführt. Geeignetes Forum, um Fragen zu klären und den Umgang Digital Work-Tools zu erleichtern. Die Teilnahme ist unverbindlich.
Strukturierter Community Ramp up Sinnvoll, um Use Case für einzelne Communities zu argumentieren und die Herangehensweise für das Community Set-up und -Management zu gewährleisten.
Standards für das Alignment mit Organisationszielen werden etabliert.
Reverse Mentoring Kultureller Wandel muss „von oben“ vorgelebt werden, Offenheit kann auf diese Weise sehr gut vorgelebt werden.
Abteilungs-Workshops Gezielte Adressierung von Herausforderungen im Workflow, die durch Digital Work-Tools gelöst werden können.
Blogartikel Das Thema Digital Work kann über Blogkommunikation regelmäßig in den Fokus gerückt werden. Digital Work-Themen, die im Unternehmen aktuell sind, können gezielt adressiert werden. Ausgangspunkt, um Dialoge anzustoßen.
Verankerung

 

Involve

  • Success Stories kommunizieren
  • Use Cases vermitteln
  • Unternehmenskultur formen
  • Gamification

 

Kommunikation von Digital-Work-Prozessen Spezifischen Nutzen für das Unternehmen dokumentieren und Lessons learned kommunizieren.
Gamification Quizformate, spielerische Suche von Inhalten, Gewinnspiele können den Arbeitsalltag auflockern und in kurzen Einheiten wichtige Trainingsinhalte zurück in Erinnerung rufen.

Weitere Maßnahmen: Business Theater und Gamification

Um Mitarbeiter mit Prozessveränderungen und neuen Kommunikationswegen vertraut zu machen, gibt es diverse weitere Methoden, die sich als effektiv im E2.0-Kontext erwiesen haben.

Das Unternehmenstheater etwa bietet eine Möglichkeit, die Veränderungen in Arbeitssituation greifbar zu machen und Vorbehalte abzubauen. Mitarbeiter entwickeln in diesem Format Szenen, in denen Veränderungssituationen und entsprechende neue Handlungsalternativen dargestellt werden.

Beispielsweise haben wir bei einem Event vier Werkstudenten an einem Tisch platziert und diese die typische E-Mail-Kommunikation mit Postkarten nachspielen lassen. Der große Kartenstapel, der dabei schnell entstanden ist, hat überzeugend die Ineffizienz von E-Mail-Kommunikation verdeutlicht. Insbesondere, nachdem darauf die Alternative präsentiert worden ist: die Informationsverarbeitung über eine Wiki-Seite, die sich in der Postkarten-Simulation als weitaus effizienter bewiesen hat. Ähnlich dem Improvisationstheater können die Zuschauer mit einbezogen und den Teilnehmern so neue Perspektiven eröffnet werden.

Bei inovex haben wir oft Gamification-Maßnahmen erfolgreich im Rahmen des Change-Managements bei Digital-Work-Einführungen und -Trainings eingesetzt: Der Mensch ist ein homo ludens, er will entdecken und lernen. Spielerisches Vermitteln von Inhalten in Quiz-Form und Challenges ist eine kraftvolle Triebfeder, um das Thema voranzubringen und die Aktivität im Netzwerk zu steigern. Mehr zu diesem Thema können Sie in unserem Gamification-Blogartikel erfahren.

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung von Social Intranets gemacht?

Mehr Informationen zu unseren Erfahrungen finden Sie auf folgenden Slides zu Social-Business-Integration in der Praxis und Gamification im E2.0-Kontext. Ausführliche Informationen zu unserem Portfolio erhalten Sie auf unserer Website oder unter info@inovex.de.

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