In regelmäßigen Abständen veranstaltet inovex verschiedene interne Events zum Austausch innerhalb und zwischen den Teams. Was sonst gemeinsam live vor Ort stattfindet, sorgt dieses Jahr für ganz neue Herausforderungen. Wie bei einem Online Event trotz räumlicher Entfernung ein Gefühl von Gemeinschaft und Teamgeist entstehen kann, erfahrt ihr in diesem Blogpost. 

Ein traditionelles und erfolgreiches Austauschformat ist der “TechDay”, der auch innerhalb des Teams Data Management and Analytics (DMA) abgehalten wird. Zum DMA TechDay kommen üblicherweise die rund 70 Kolleg:innen des Teams an unserem Hauptstandort in Karlsruhe zusammen, um sich über die üblichen Standort- und Projektteams hinweg auszutauschen. Einmal im Jahr als Team zusammenkommen und miteinander quatschen, diskutieren, essen, trinken, lachen: Der TechDay steht für einen Tag gefüllt mit spannenden Sessions, interessanten Gesprächen und toller Gemeinschaft. (To be continued: Ein weiterer Blogpost über den TechDay und unsere anderen Austauschformate  ist in Planung.)

Aber natürlich stellt uns die veränderte Lage in Zeiten von Covid-19 vor neue Herausforderungen. Viele Kolleg:innen arbeiten vermehrt im Homeoffice. Da hierbei die gewohnte soziale Interaktion oft weniger oder zumindest in einer anderen Qualität stattfindet, wurde in unseren Augen ein Event wie der TechDay noch wichtiger, um die Gemeinschaft und das Teamgefühl zu stärken. Einen komplett virtuellen TechDay zu gestalten, der dem gewohnten jährlichen Highlight nahekommt oder dieses noch übertrifft, war der leitende Gedanke des Planungsteams.

Das Ergebnis ist ein Event-Format, an dem alle Mitarbeiter:innen im Homeoffice teilnehmen können, gespickt mit vielen neuen sowie alten, den Umständen angepassten Elementen:

  • Virtuelle Agenda via Mural oder Google Sheet
  • Online-Pausenraum in Gather.town
  • Kommunikation via Slack
  • Socializing am Vorabend
  • Pakete mit Goodies für die Mitarbeiter:innen
  • interaktive Sessions
  • Essensversorgung
  • Keynote von einer externen Speakerin

Dieses Format haben wir an unserem diesjährigen TechDay Anfang Oktober mit knapp 80 Teilnehmer:innen quasi live getestet.

Das technologische Setup

Virtuelle Agenda via Mural oder Google Sheet

Wie jede Veranstaltung braucht auch ein Online-Event eine gut strukturierte Agenda. Wichtig ist im RemoteSetup aber auch, dass die Agenda online für alle Beteiligten zur Verfügung steht und übersichtlich gestaltet ist, da sich die Teilnehmer:innen weitestgehend selbstständig zurechtfinden müssen. Wenn die Mitarbeiter:innen auch selbst zur Agenda beitragen sollen, indem sie zum Beispiel eigene Sessions anbieten, eignen sich Tools wie Google Sheets oder Mural. Dort können alle mit entsprechenden Berechtigungen die Agenda selbst bearbeiten und so ihre Sessions in einzelne Slots eintragen. Mural bietet mehr Interaktionsmöglichkeiten als Google Sheets, die wir für ein interaktives Warm Up an unserem TechDay genutzt haben (siehe „Interaktive Sessions“).

Online-Pausenraum in Gather Town

Wer glaubt, dass bei Online-Events kein reger Austausch und keine lockere Networking-Atmosphäre aufkommen können, der hat Gather Town noch nicht kennen gelernt. In einer 2D-Welt, die an Rollenspiele der 8-Bit-Ära erinnert, bewegt man sich mit seinem Avatar fort. So läuft man sich mal zufällig über den Weg, kann sich zu bestimmten Leuten navigieren lassen oder stellt sich einfach zu der nächsten Menschentraube. In jedem Fall entstehen lustige Begegnungen und tolle Gespräche, (fast) wie beim Event vor Ort – nur hat man da selten schon um 8 Uhr morgens einen hoch motivierten Barkeeper an der Bar stehen, der einem jeden Wunsch von den Augen abliest.

Kommunikation via Slack

Gerade bei einem Online-Event ist es wichtig, die Kommunikation immer aufrecht zu erhalten, damit niemand „verloren geht“. Bei inovex nutzen wir für unsere tägliche Kommunikation den Messenger Slack, der dann auch für den TechDay als wichtiges Element zum Einsatz kam. Dort haben wir einen Event-Kanal rein für den TechDay erstellt, in dem wir auch schon im Vorfeld wichtige Infos verbreiten konnten. Durch vordefinierte automatische Reminder wurden die Teilnehmer:innen immer 5 Minuten im Voraus an den nächsten Slot erinnert. Das sah zum Beispiel so aus: „Frisch gestärkt und inspiriert geht es in 5 Minuten weiter mit der dritten Session in Google Meet.“

In dem Mix aus verschiedenen Tools (Mural, Meet, Gather, …) und Offline Breaks kann man als Teilnehmer:in auch leicht den Überblick verlieren. Um das zu vermeiden, hat das Orga-Team immer angekündigt, wo die nächste Session oder Pause stattfinden wird, und konnte bei Fragen jederzeit Hilfestellung geben. Ohne einen zentralen Messenger wäre das im Remote-Setup geradezu unmöglich.

Das Drumherum

Socializing am Vorabend

Wie in den Vorjahren trafen sich die ersten Kolleg:innen am Vorabend des TechDay, dieses mal natürlich online: Eine Gruppe befreite sich aus einem Online Escape Room, die andere verbrachte heitere Stunden beim allerersten inovex Remote Pub Quiz. Durch die bunt gewürfelte Teilnehmer:innenrunde konnte man sich dabei sowohl mit altbekannten Kolleg:innen austauschen als auch neue Gesichter kennen lernen. Zusammen rätseln, scherzen, lachen, trinken, … – wenn auch durch die Bildschirme und die Distanz getrennt, entstand so schon am Vorabend das Gefühl von Gemeinschaft und Verbundenheit.

Pakete mit Goodies für die Mitarbeiter:innen

Wenn die Mitarbeiter:innen nicht zum TechDay kommen können, dann kommt der TechDay eben zu ihnen. Ganz nach diesem Motto bekamen alle ein Überraschungs-Paket direkt nach Hause geschickt. Zum Einen sollten die Inhalte des Pakets die Teilnehmer:innen den Tag über begleiten (Snacks, Utensilien für spätere Sessions,..) und zum Anderen auch als Erinnerung an den TechDay dienen (speziell gestaltete Tasse, Fotogruß der Teamleads,…)

Ein tolles Highlight neben dem Überraschungseffekt: das gemeinsame Auspacken am Morgen des Events. Durch den Aufdruck auf dem Paket wurden die Leute darauf hingewiesen, das Paket nicht vor dem TechDay zu öffnen. So wurde die Vorfreude auf das Event auch im Homeoffice gesteigert. Zitat eines Mitarbeiters: „Das ist ja fast wie Weihnachten!“ Als wir dann endlich die Pakete in einer gemeinsamen Session zusammen auspacken konnten, war das ein ganz besonderer Moment und es waren viele begeisterte Gesichter zu sehen.

Interaktive Sessions

Ein Videocall nach dem anderen, das kann auch schnell ermüdend werden. Deshalb hat sich das Orga-Team verschiedene interaktive Elemente zur Auflockerung ausgedacht. Die erste Aktion zum Start: das Team DMA in Bildern. Durch diese kleine Lockerungsübung sollten die Mitarbeiter:innen das Mural Board kennenlernen und gleichzeitig konnten sich alle einen Überblick über unser Team verschaffen. Es wurden verschiedene Rubriken abgefragt, sowohl technischer Natur, wie etwa das bevorzugte Betriebssystem, aber auch Privates, wie zum Beispiel Hobbies. Jede:r Mitarbeiter:in konnte ein Foto von sich hochladen und dieses dann in der Nähe der jeweils passenden Antwortmöglichkeiten platzieren. Mein Bild landete zum Beispiel beim angebissenen Apfel sowie bei Musik und Brotbacken. Am Ende entstand bei dieser Aktion ein farbenfrohes Mosaik.

Mural Board mit Gruppen

Bei inovex sind nicht nur IT-Expert:innen unterwegs, wie in der obigen Übung nochmals deutlich wurde: Hier sind viele verschiedene Interessen vertreten. So haben wir zum Beispiel auch einen Tee-Experten in unserer Runde, der uns in seiner Teanote die Welt des Pu-Erh Tees näher brachte. Zeitgleich wurden vor über 60 Bildschirmen zwei Sorten Tee in einer speziell angefertigten TechDay-Tasse verköstigt. Die dafür benötigten Tassen und Tees sowie die Zubereitungsanleitung fanden ihren Weg zu den Mitarbeiter:innen in den oben erwähnten Paketen.

In diesen Paketen waren auch mysteriöse Papierbögen in blau und weiß enthalten, deren Zweck sich am Nachmittag entpuppte: die inovex-Fan-Choreografie. Ein Google-Meet-Fenster zeigt maximal 49 Teilnehmer:innen in einem Raster mit 7×7 Kacheln. Die in diesem Raster sichtbaren Teilnehmer:innen bekamen die ehrenvolle Aufgabe, gemeinsam die inovex-Bildmarke darzustellen, indem sie ihren Teil des Logos mit den Papierbögen nachbauen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, oder?

All diese Aktionen sorgten nicht nur für Abwechslung, sondern erzeugten auch ein Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl, bei dem man (fast) die räumliche Trennung vergessen konnte.

Essensversorgung

Normalerweise erwartet die Mitarbeiter:innen ein umfangreiches Catering vor Ort. Natürlich sollte auch dieses Jahr die Versorgung nicht zu kurz kommen. Damit niemand sich allein mit den Snacks aus dem Paket über Wasser halten musste oder durch die Essenszubereitung vom TechDay-Programm abgelenkt wird, hat das Orga-Team die Essensversorgung organisiert. Jede:r Mitarbeiter:in hatte einen Festbetrag zur freien Verfügung und konnte sich das Lieblingsessen zur gewünschten Zeit direkt nach Hause liefern lassen.

Keynote von einer externen Speakerin

Last but not least hatten wir an unserem TechDay Besuch von der renommierten Speakerin Katharine Jarmul. Sie beschäftigt sich hauptsächlich mit den Themen Data Ethics & Data Security und unterstützt Unternehmen in diesem Bereich. In ihrer Keynote „Charting a Map for Human Rights in Data“ konnten wir mehr über den ethischen Umgang mit Daten erfahren und anschließend in einer interessanten Fragerunde mit ihr über das Thema und seine Konsequenzen diskutieren.

Lessons learned

Letzten Endes handelte es sich bei unserem diesjährigen TechDay um ein großes Experiment. Viele Elemente konnten vorher nicht richtig getestet werden und es würde sich erst während des Events zeigen, was funktioniert und was schief geht beziehungsweise was gut bei den Teilnehmer:innen ankommt und was nicht so gut. Glücklicherweise wurden die meisten Aktionen und Elemente sehr positiv aufgenommen, wie zum Beispiel die Pakete sowie die gemeinsame Tee-Verkostung und die Fan-Choreo. Dennoch haben wir auch einiges dazu gelernt, was man beim nächsten Mal (noch mehr) berücksichtigen könnte:

  • Pausen sind wichtig, gerade auch solche abseits des Bildschirms. Um den sozialen Austausch zwischen den Sessions zu fördern, sollten gezielt längere Pausen eingeplant werden. Insbesondere sollte auch für offline Breaks genug Raum geschaffen werden, damit die Teilnehmer:innen auch mal die Chance auf eine längere Bildschirmpause haben.
  • Bei unserer Agenda sind wir noch recht kurzfristig von Google Sheets auf Mural gewechselt, was am TechDay zu so mancher Verwirrung bei den Teilnehmer:innen geführt hat. Deshalb sollten die Tools frühzeitig festgelegt und nicht mehr ausgetauscht werden.
  • Immer am Ball bleiben: Die räumliche Distanz fordert vom Orga-Team eine große Portion Aufmerksamkeit. Man sollte stets den Zeitplan im Blick behalten und die Teilnehmer:innen immer darauf hinweisen, wann wo die nächste Session stattfindet.

Fazit: Online Events funktionieren und können sich echt gut anfühlen. Dabei müssen weder fachlicher Austausch noch Teambuilding und Wir-Gefühl auf der Strecke bleiben.

Auch wenn der TechDay als Online Event ein voller Erfolg war, hoffen wir, dass wir uns nächstes Jahr wieder vor Ort treffen können! Und falls nicht, wissen wir jetzt ja, wie wir auch remote einen tollen Tag zusammen haben können.