Remote zu arbeiten wird ein immer wichtigerer Bestandteil unseres Arbeitsalltages. Doch der Übergang in die remote Arbeitswelt wirft an mancher Stelle Fragen auf, beispielsweise welche Tools sich für remote Zusammenarbeit eignen oder welche Auswirkung die physische Distanz auf die Struktur und Moderation der Meetings hat. In diesem Blogartikel stelle ich euch ein Tool zur Durchführung und Strukturierung remoter Retrospektiven vor: Scrumlr. Ich selbst nutze das Tool seit fast einem Jahr regelmäßig in verschiedenen Teams und bin sicher, dass es dem ein oder anderen bei der Durchführung seiner Remote-Retrospektiven genauso weiterhelfen wird, wie mir bisher.
Die Board-Konfiguration
Das Board für Retrospektiven und Lean Coffees kann mit zwei Klicks konfiguriert werden.
- Der/die Moderator:in muss sich entscheiden, ob das Board für jede:n zugänglich sein soll, der/die über den Link verfügt (public) oder ob er/sie die Teilnehmer:innen dediziert zum Board zulassen möchte (private). Der Vorteil des privaten Modus ist, dass es dem Team in Retrospektiven ein Gefühl der Sicherheit geben kann, wenn wirklich nur die eigenen Teammitglieder auf das Board zugreifen können. Der Nachteil ist, dass der Board-Administrator jede:n Teilnehmer:in per Klick zulassen muss, was bei sehr großen Teams oder einer Vorab-Themensammlung aufwendig sein kann. Darüber hinaus sind unter private Einstellung alle Eingabedaten grundsätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt und können für Unberechtigte auch nicht aus der Datenbank ausgelesen werden. Diese Verschlüsselung erfolgt mithilfe eines im Browser generierten asymmetrischen Schlüsselpaares.
- Als nächstes muss ein Board-Modus ausgewählt werden. Hier stehen dem/der Moderator:in bzw. Scrum Master verschiedene Formate wie Start, Stop, Continue oder 4 L’s, zur Auswahl. Durch einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand kann der Modus verändert werden, durch Klick auf Start wird der ausgewählte Modus aktiviert.
Die Board Settings (optional)
Wer möchte, kann durch Klick auf die drei Punkte oben rechts das Board weiter konfigurieren. Man kann beispielsweise das Board umbenennen, einen Timer für eine Aktivität einstellen, den eigenen Username ändern (Settings → Change Name), wobei die Default-Namen, eine Alliteration aus einem zufällig gewählten Adjektiv und Tiernamen, immer für einen Lacher gut sind.
Phase 1: Die Themensammlung
Scrumlr unterteilt eine Retrospektive in drei Phasen: Themen sammeln, voten und diskutieren. In welcher Phase man sich befindet, sieht man oberhalb des Boards. Mit den Pfeilen kann man die Phase wechseln und bei Bedarf nochmals einen Schritt zurückgehen.
Jede:r Teilnehmer:in kann Themen in den jeweiligen Kategorien sammeln, indem er/sie in das Input-Field klickt (nicht auf das +). Durch Enter oder Klick auf das + werden die Karten dem Board hinzugefügt. Wer seine Karte nochmals bearbeiten möchte, kann diese anklicken und zur Bearbeitung direkt in den Text gehen.
Wer nicht möchte, dass der/die Autor:in einer Karte später auf dem Board erscheint, kann unter Settings die Auswahl show author of cards deaktivieren.
Wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, wählt man oben rechts den Button mark as done aus. Wenn alle Teilnehmer:innen fertig sind, haben alle Icons (in meinem Fall das M) einen grünen Haken und der/die Moderator:in kann zur nächsten Phase übergehen.
Phase 2: Das Voting
Um Themen zu voten, die man im Anschluss diskutieren möchte, kann man auf das + am rechten Kartenrand klicken. Pro Karte können mehrere Votes vergeben werden. In dieser Phase sieht jede:r Teilnehmer:in nur seine/ihre eigenen Votes. Die Votes der anderen werden erst in der dritten und letzten Phase addiert und angezeigt. Wie viele Votes insgesamt vergeben werden können, entscheidet der Scrum Master bzw. die Moderatorin – die Teilnehmer:innen müssen an dieser Stelle selbständig mitzählen. Ja, schummeln geht, hilft aber nicht viel. Hat man alle Votes vergeben, kann man erneut auf mark as done klicken. Sind alle Teilnehmer:innen fertig, kann der/die Moderator:in die letzte Phase einleiten.
Phase 3: Diskussion & Actions
In der letzten Phase bietet es sich an, die Kärtchen mit den meisten Votes zu diskutieren. Da die Karten nach Anzahl der Votes sortiert sind, sind die Topthemen leicht ersichtlich. Aber Achtung: es wird immer nur innerhalb einer Kategorie sortiert.
Während der Diskussion bietet es sich an, die Karte, über die man spricht, in den Vordergrund zu stellen. Das sieht dann so aus:
Möchte man besagten Vollbild-Modus einer Karte aktivieren, kann man entweder per Hover über die Karte Share aktivieren oder auf die Karte klicken und dann Share auswählen.
Die Action Items kann man auf dieselbe Art und Weise wie die Themen zu Beginn sammeln. Einfach in das Input-Feld klicken, den Text eingeben und Enter drücken.
Die Nachbereitung
Wer die Ergebnisse der Retrospektive gern auf Confluence/Wiki/etc. hochladen oder per Mail an die Teilnehmer:innen verschicken möchte, kann über die drei Punkte rechts mit der Funktion Export das Board als PDF speichern.
Warum ich Scrumlr mag
Abgesehen vom ansprechenden Design mag ich Scrumlr, weil es vom User her gedacht ist. Als Scrum Masterin durchlaufe ich bei Retros vor Ort die Phasen Sammeln, Voten und Diskutieren, welche hier sehr intuitiv abgebildet sind. Zudem erlaubt mir das Tool, verschiedene Modi einzustellen. Je nach Situation im Team kann ich ein anderes Board verwenden und über Zeit für Abwechslung sorgen. Und zu guter Letzt: Meine Teams und Kunden können direkt – ohne Anmeldung – loslegen. Link verschicken und los geht’s. Einfacher kann man die Teilnahme an einer Retrospektive aus meiner Sicht kaum gestalten.
It’s just a simple but powerful tool. You don’t need to configure anything. It just works by putting in your name and selecting a retro type. To invite others you only need to share the link to the board. That’s it. Coolest feature: The column layout with its minimalist design.
– Patrick Hillert, Frontend Developer
Habt ihr noch mehr Fragen zu Scrumlr? Dann schreibt sie gerne in die Kommentare oder lest euch die FAQs durch!
