{"id":18462,"date":"2020-03-31T11:36:47","date_gmt":"2020-03-31T09:36:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.inovex.de\/blog\/?p=18462"},"modified":"2022-09-08T08:23:48","modified_gmt":"2022-09-08T06:23:48","slug":"remote-work-home-office-fragen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.inovex.de\/de\/blog\/remote-work-home-office-fragen\/","title":{"rendered":"Remote Work und Home Office: Eure Fragen beantwortet"},"content":{"rendered":"

Wie kann man in kurzer Zeit Arbeiten aus dem Home Office organisieren und umsetzen? Diese Frage besch\u00e4ftigt gerade viele Menschen und Unternehmen. In einem ersten Web Talk haben wir unsere technischen und organisatorischen Erfahrungen vorgestellt und viele Fragen der Teilnehmer:innen beantwortet. Aufgrund der Zeitbeschr\u00e4nkung konnten wir im Web Talk allerdings nicht alle Fragen beantworten. Wir haben sie deshalb an dieser Stelle zusammengestellt und beantwortet, um euch in der aktuellen Situation weiterzuhelfen.\u00a0Solltet ihr noch mehr Fragen zum Thema haben, scheut euch nicht, die Kommentarfunktion zu nutzen \u2013 oder nehmt an unserem n\u00e4chsten Web Talk<\/a> teil!<\/p>\n

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Prozessdokumentation und Dokumente: Ich arbeite mit normalen Mails und nicht in Chats \u2013 bisher jedenfalls. Nun haben wir ganz frisch mit Teams zu arbeiten begonnen und ich \u00fcberlegte: Soll ich meine Kolleg:innen \u00fcber Mail oder \u00fcber Chat zum Projektstand befragen?<\/strong> Denn ich schaue auch immer wieder nach alten Mails von vor Monaten, um bestimmte Informationen wieder zu finden. Da h\u00e4tte ich beim Chat die Angst, dies nicht mehr so auffindbar zu haben. Denn Mails haben einen Betreff nach dem ich suchen kann etc.<\/p>\n

Antwort:<\/strong> Moderne Chat-Tools haben meist umfangreiche Suchm\u00f6glichkeiten. So steht der Name Slack z.B. sogar f\u00fcr \u201eSearchable log of all communication and knowledge\u201c. Ich w\u00fcrde den allergr\u00f6\u00dften Teil der Kommunikation in das Chat Tool verlagern. Ein weiterer Vorteil ist dort, dass man Informationen f\u00fcr das ganze Unternehmen oder f\u00fcr bestimmte Teams mit Hilfe von Channels\/R\u00e4umen sehr leicht verf\u00fcgbar machen kann.<\/em><\/p>\n

Nutzt ihr Google Meets oder Zoom auch f\u00fcr Online-Trainings mit Kunden?<\/strong> Gibt es andere Tools, die ihr f\u00fcr Trainings mit ca. 10\u201315 Teilnehmer:innen empfehlen k\u00f6nnt?<\/p>\n

Antwort:<\/strong> Bisher fanden alle unserer Trainings noch vor Ort statt. Da Google Meet oder Zoom allerdings zu den besten Tools f\u00fcr Online-Videostreaming geh\u00f6ren, k\u00f6nnen wir uns sehr gut vorstellen, dass es sich lohnt, dieses Setup auszuprobieren. Der Vorteil bei Zoom ist beispielsweise, dass die Bildschirme aller Teilnehmer:innen dauerhaft angezeigt werden k\u00f6nnen und der Trainer\/die Trainerin die Gruppe \u00fcberblicken kann. Wir empfehlen allerdings eher eine Gruppengr\u00f6\u00dfe von 10 Teilnehmer:innen oder weniger. F\u00fcr Gruppenarbeiten k\u00f6nnen auch verschiedene Videochats parallel genutzt werden.<\/em><\/p>\n

Gegen Desozialisierungen helfen in der aktuellen Lage z.B. virtuelle Verabredungen (auch) nach Feierabend. Habt ihr Tipps? Wie entgeht ihr der Desozialisierung im Home Office?<\/strong> (aktuelle Situation ist ja noch ein bisschen drastischer als normales<\/em> Remote Work!)<\/p>\n

Antwort:<\/strong> Wir erleben gerade in der aktuellen Situation ein zunehmendes Bed\u00fcrfnis in unseren Projekten, den fehlenden physischen Kontakt, der sonst z.B. im B\u00fcro an der Kaffeemaschine stattfand, auch remote noch st\u00e4rker zu kompensieren. Wir kommen im Projektteam daf\u00fcr regelm\u00e4\u00dfig zu einem remote Kaffee am Morgen oder Mittag zusammen oder essen in der Mittagspause per Web Video zusammen. Auch am Abend haben wir den Tag bereits mit einem Feierabendbier remote ausklingen lassen und uns \u00fcber Themen au\u00dferhalb der Projektarbeit ausgetauscht. Weitere Ideen sind kurze Teambuilding-Ma\u00dfnahmen wie Spiele oder Quizzes, die sich leicht in den Alltag integrieren lassen und dabei helfen, sich noch besser kennenzulernen.\u00a0Zu dem Thema haben wir auch einen Blog-Beitrag<\/a> verfasst.<\/em><\/p>\n

Gibt’s irgendwo bereits Probleme wegen der DSGVO und all den extern gehosteten Tools?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Zur Zeit sind uns keine gesonderten Probleme bekannt. Die DSGVO ist weiterhin in Kraft und es gilt sie zu beachten, daher mein dringender Rat als inovex-Datenschutzbeauftragter, sich nicht kopflos in Tools zu st\u00fcrzen, sondern auch kritisch den Nutzen zu hinterfragen. Sinnvolle Richtlinien zum Umgang mit personenbezogenen Daten helfen den Kolleg:innen. Wichtig ist, darauf zu achten, dass diese nicht im Paragraphen-Dschungel enden, sondern in Umgangssprache formuliert sind. Denn nur Prozesse, die verstanden werden k\u00f6nnen, werden auch befolgt.<\/em><\/p>\n

Wie organisiert ihr unterschiedliche Arbeitszeiten?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Grunds\u00e4tzlich haben wir keine Vorgaben, was Anwesenheitszeiten betrifft. Da wir im Projekt eine gute Mischung aus Fr\u00fch- und Sp\u00e4taufsteher:innen haben, ist zu den g\u00e4ngigen Zeiten immer jemand anwesend. Meetings legen wir eher nicht an den Rand der (bei uns eingespielten) Kernzeit. Ansonsten gilt: Jede:r ist selbst daf\u00fcr verantwortlich, zu den Zeiten, zu denen Interaktion mit Kolleg:innen notwendig ist, anwesend zu sein.\u00a0<\/em>Als Hilfestellung gibt es in den meisten Chattools eine M\u00f6glichkeit, sewinen Status anzuzeigen. Dar\u00fcber kann jeder\/jede den Kolleg:innen sehr einfach transparent machen, ob man gerade arbeitet. In einigen Teams gibt es auch morgendliche Begr\u00fc\u00dfungen im Chat und dann auch am Abend eine Verabschiedung. So wei\u00df auch jede:r im Team sehr schnell, wer schon da oder auch schon weg ist.<\/em><\/p>\n

Ist es bei euch \u00fcblich, dass auch bei einem Remote-Team z.B. der Projekt-Kickoff pers\u00f6nlich stattfindet, um sich zumindest einmal pers\u00f6nlich gesehen zu haben, oder trefft ihr euch auch hier nur virtuell?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Wir treffen uns auch zwischendrin immer wieder mal vor Ort. In der aktuellen Situation haben wir aber alle Vor-Ort-Treffen abgesagt und machen diese Termine dann remote, sofern das m\u00f6glich ist. Und wir fangen so heute auch schon neue Projekte an. Wir w\u00fcnschen uns alle ein pers\u00f6nliches Treffen, aber haben die letzten Tage auch feststellen k\u00f6nnen, dass die Kick-Offs sogar remote gut funktionieren.<\/em><\/p>\n

Wie kontrolliert man, ob im Home Office gearbeitet wird?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Das Arbeitsergebnis ist die Kontrolle. Au\u00dferdem ist es sinnvoll, sich mit allen Kolleg:innen einmal am Tag in einer Videokonferenz zu treffen und die Aufgabenverteilung f\u00fcr den kommenden Tag und den Fortschritt zu besprechen (Daily Stand-Up im Scrum-Jargon). Damit ist sehr viel Transparenz im Team gegeben, die dann meistens auch schnell Vertrauen schafft. Bitte f\u00fchrt keine Vorschriften ein, nach denen die Kolleg:innen jeden Tag dar\u00fcber peinlichst Buch f\u00fchren m\u00fcssen, was sie getan haben. Vertrauen und Verantwortung sind hier die Zauberworte.<\/em><\/p>\n

Mit welchen Informations-Ablage-Tools habt Ihr positive Erfahrungen gemacht?<\/strong> (SharePoint, Basecamp, Wikis, Atlassian-Tools etc.)<\/p>\n

Antwort:<\/strong> Wir nutzen in vielen Projekten Confluence von Atlassian als Informationsablage und haben damit positive Erfahrung gesammelt. Weitere M\u00f6glichkeiten der Dateiablage mit prim\u00e4rem Fokus auf Dateiaustausch sind beispielsweise Plattformen wie Google Drive oder Nextcloud. Gut ist jedes Tool, das vermeidet, dass unterschiedliche Versionen von Dateien hin und her verschickt werden. Sehr positiv bewerte ich Tools, die es erm\u00f6glichen, dass mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument arbeiten. Seit ich mich daran gew\u00f6hnt habe, dass jeder meine Rechtschreibfehler direkt sieht, will ich es nicht mehr missen. F\u00fcr mich funktioniert Google Docs extrem gut. Auch wenn nicht alle Funktionen aus der MS-Office-Welt zur Verf\u00fcgung stehen, ist es f\u00fcr mich das Tool der Wahl.<\/em><\/p>\n

Warum ist es (nicht) sinnvoll, einfach \u00fcber WhatsApp zu kommunizieren?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Was im privaten Kontext m\u00f6glich und vielleicht sinnvoll ist, ist im beruflichen Umfeld nicht immer gesetzeskonform umsetzbar. Es haben sich schon viele Juristen und Datenschutzbeh\u00f6rden zum Umgang mit WhatsApp ge\u00e4u\u00dfert, so dass ich dies hier nicht wiederholen m\u00f6chte. Aber es gibt Alternativen, die teils sogar kostenlos verf\u00fcgbar sind, z.B. der Signal Messenger<\/a> oder Threema<\/a>. Was sich jedes Unternehmen immer fragen sollte ist, welche Art von Daten, ob nun personenbezogen oder unternehmenskritisch, es wirklich \u00fcber Messenger teilen muss. Nur weil es einfach ist, muss es nicht sinnvoll sein, und auch die extra Meile, die andere Wege kosten m\u00f6gen, stellt sich im Nachgang als Spaziergang heraus.<\/em><\/p>\n

Die Tools m\u00fcssen vom System des Arbeitgebers zur Verf\u00fcgung gestellt werden \u2013 korrekt?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Tools oder Anwendungen sollten vor allem vom Arbeitgeber freigegeben sein. Viele Anwender:innen sind oft gar nicht in der Lage zu beurteilen, ob ein neues Tool konform zu den Unternehmensrichtlinien ist. Daher sollten sich Arbeitnehmer:innen, auch zum eigenen Schutz, vor dem Verwenden neuer Tools r\u00fcckversichern, ob dies zul\u00e4ssig ist \u2013 better safe than sorry. Zur Verf\u00fcgung stellen im Sinne von installieren muss der Arbeitgeber die Tools nicht immer zwangsl\u00e4ufig. Viele der Tools, die wir verwenden, sind Software as a Service und werden vom Anbieter betrieben. Dazu muss man sich beim Anbieter nur einen Account anlegen, um die Software nutzen zu k\u00f6nnen (z.B. Slack oder Google Docs).<\/em><\/p>\n

Wie sch\u00e4tzt Ihr das ein, dass wir jetzt als Team in dieser Krisensituation auf diese Arbeitsform switchen?<\/strong> Was muss das Unternehmen zur Verf\u00fcgung stellen bzw. freischalten?<\/p>\n

Antwort:<\/strong> Zur Mindestausstattung geh\u00f6rt in den meisten B\u00fcrojobs ein Rechner, ein Bildschirm, eine Maus, eine Tastatur, eine Kamera und Kopfh\u00f6rer mit Mikrofon. Zeitweise kann jeder sicherlich auch auf das ein oder andere Teil verzichten, aber um anst\u00e4ndig Remote zu arbeiten, muss die Ausstattung stimmen. Wesentlich ist nat\u00fcrlich auch der Internetzugang.<\/em><\/p>\n

Wichtig ist aber auch, dass sich jede:r einen ruhigen Arbeitsplatz einrichten kann. Dazu m\u00fcssen \u00dcberlegungen angestellt werden: Stuhl, Tisch, Ergonomie. Was im\u00a0 B\u00fcro der Arbeitgeber \u00fcbernimmt, liegt jetzt in der Hand jedes Einzelnen.<\/em><\/p>\n

F\u00fcr jedes Team, das jetzt umsteigt, ist diese Umstellung bestimmt eine gro\u00dfe Herausforderung. Geht verst\u00e4ndnisvoll mit euren Kolleg:innen um und unterst\u00fctzt sie, wenn nicht alles sofort funktioniert. Macht nach der ersten oder zweiten Woche eine Retrospektive (Element aus der agilen Arbeitsweise) mit euren Teams, schaut gemeinsam zur\u00fcck: was funktioniert gut, was vielleicht nicht so gut. Sammelt dabei Ideen, welche Ver\u00e4nderungen oder Anpassungen euch helfen k\u00f6nnen. Ein kleines Beispiel aus meinen Anf\u00e4ngen der Remote-Arbeit: Wir hatten einen Kollegen, bei dem rauschte das Mikro st\u00e4ndig, so dass wir ihn immer stummgeschaltet haben. Da er am Beginn des Meetings immer erst die Kopfh\u00f6rer aufgesetzt hat, hat er unsere Beschwerden nie mitbekommen. In einer Retro konnten wir die Problematik schnell aufdecken und er hat sich neue Kopfh\u00f6rer bestellt. Damit war das Problem gel\u00f6st. Wir haben einige Regeln f\u00fcr effiziente Remote-Arbeit in einem Artikel zusammengefasst<\/a>.\u00a0<\/em><\/p>\n

Wie f\u00fchre ich neue Tools im Unternehmen sinnvoll ein?<\/strong><\/p>\n

Antwort:<\/strong> Die meisten modernen Tools bieten Videos zum Erlernen der Handhabung an. Ich empfehle immer, damit zu starten. Oft sind die Anleitungen wirklich gut und auch in kleinere Videos aufgeteilt. Ansonsten kann ich nur empfehlen zu probieren und sich auszutauschen. Ruhig nachfragen, wenn man eine gewisse Funktion nicht auf Anhieb findet. Die Kolleg:innen haben oft gute Tipps. Ich suche heute noch st\u00e4ndig\u00a0im Internet nach Antworten auf Toolfragen. Und im Netz gibt es wirklich zu fast jeder Frage ein Video oder einen Eintrag in einem Forum.<\/em><\/p>\n

F\u00fcr die Einf\u00fchrung eines Chat- oder Video-Conferencing-Tools braucht man sicherlich etwas mehr Zeit. F\u00fcr so ein gro\u00dfes Thema gibt es verschiedene Vorgehensweisen:<\/em><\/p>\n