{"id":18769,"date":"2020-04-28T08:16:22","date_gmt":"2020-04-28T06:16:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.inovex.de\/blog\/?p=18769"},"modified":"2022-12-02T09:00:24","modified_gmt":"2022-12-02T08:00:24","slug":"remote-onboarding-faq","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.inovex.de\/de\/blog\/remote-onboarding-faq\/","title":{"rendered":"Remote Onboarding: Eure Fragen beantwortet!"},"content":{"rendered":"

Bei unserem Online Meetup<\/a> zum Remote Onboarding blieben einige Fragen unbeantwortet. Wir haben sie zusammengetragen und von unseren Expert:innen beantworten lassen.\u00a0<\/p>\n

Welche Auflockerungen oder Spiele habt Ihr beim Onboarding Tag verwendet?<\/strong><\/p>\n

In der Kennenlernphase hat jede:r neue Kolleg:in via Google Presentation parallel etwa 5 Minuten ein Sheet mit pers\u00f6nlichen Fragen ausgef\u00fcllt. Neben Standardfragen gab es so zu erg\u00e4nzende Aussagen wie: \u201eIch bin der\/die Einzige, der\/die …, meine Macke ist \u2026\u201c Anschlie\u00dfend wurden jedes Sheet in der Runde vorgestellt. F\u00fcr die n\u00e4chste Onboarding-Runde haben wir \u00fcberlegt, nach der Mittagspause gemeinsam eine Runde Online-Pantomime zu spielen.<\/p>\n

Teilnehmer:innen haben folgendes empfohlen: Montagsmaler<\/a>, Gesellschaftsspiele wie Outburst, Pubquiz, Remote Escape Room.<\/p>\n

Welchen Zeitrahmen habt ihr f\u00fcr das Onboarding angesetzt? Wie behaltet ihr den \u00dcberblick dar\u00fcber, wie weit der Onboarding-Prozess fortgeschritten ist?<\/strong><\/p>\n

Wir organisieren und gestalten den Tag von 8:30 bis etwa 14:00 Uhr. Danach \u00fcbergeben wir die neuen Kolleg:innen ihren Mentor:innen. Bei uns bekommt jede:r Kolleg:in f\u00fcr die ersten drei Monate einen Mentor:in, der\/die Ansprechpartner:in bei allen m\u00f6glichen Fragen ist. Im Einzelgespr\u00e4ch k\u00f6nnen dann weitere inhaltliche und organisatorische Fragen gekl\u00e4rt werden.<\/p>\n

In den darauf folgenden Tage gibt es weitere remote Slots aus den Fachbereichen (technische Teams, Marketing, Datenschutz usw.). Wir halten fehlende Unterlagen nach und sind Ansprechpartner f\u00fcr offene arbeitsrechtliche Fragen. Die weitere Einarbeitung liegt dann im Projekt- und Teamkontext bei:m jeweiligen Kolleg:in.<\/p>\n

Welches Tool nutzt ihr f\u00fcr Virtual Coffees? Wie wird Virtual Coffee angenommen?<\/strong><\/p>\n

Die Bereitschaft und auch die Akzeptanz ist bei uns zu 100% gegeben, da wir durch die Verteilung auf mehrere Standorte das vernetzte und remote arbeiten bereits leben. Au\u00dferhalb der Arbeitszeit haben sich digitale Kaffeek\u00fcchen etabliert, es finden Spieleabende statt und wir kochen gemeinsam. Auch remote. Die neuen Kolleg:innen werden zu den bestehenden Aktivit\u00e4ten eingeladen und mindestens von ihren Mentor:innen darauf hingewiesen. Jede:r wie er\/sie mag, nat\u00fcrlich. Den Zeitaufwand bestimmt dabei jede:r selbst. Alle Termine finden per Videokonferenz mit Google Meet statt, daf\u00fcr ben\u00f6tigt es keine Vorbereitung.<\/p>\n

Welches Tooling verwendet ihr f\u00fcr den virtuellen Austausch? Gibt es Generationenunterschiede bei der Nutzung?<\/strong><\/p>\n

Wir verwenden die G-Suite-Produkte von Google, sprich Google Meet f\u00fcr Video Calls und die M\u00f6glichkeiten von Google Drive f\u00fcr Organisatorisches, Scrumlr f\u00fcr Retros, Jamboard f\u00fcr die Visualisierung und Slack als persistent Chat f\u00fcr die Kommunikation. Weitere Details dazu findet ihr in einem separaten Artikel<\/a>. Da diese Arbeitsweise zu unserem Alltag geh\u00f6rt, k\u00f6nnen wir keine Generationenunterschiede feststellen.<\/p>\n

Habt ihr eine Art Check-in mit den neuen Teammitgliedern nach der ersten Woche? Zum Beispiel um zu besprechen, wie gut das neue Teammitglied angekommen ist?<\/strong><\/p>\n

Wir haben mit den neuen Kolleg:innen einen monatlichen Austausch, eine Art Stammtisch, bei dem wir uns \u00fcber das Ankommen und die ersten Wochen austauschen. Dieser Austausch wird ebenfalls in der Runde der Mentor:innen, Betreuer:innen und Teamleads durchgef\u00fchrt. Neben Feedback, was in der ersten Zeit nach den Remote Onboarding Tagen gut lief und was verbessert werden kann, k\u00f6nnen wir so auch auf Dinge eingehen, die uns besonders aufgefallen sind. Den monatlichen Austausch f\u00fcr alle neuen Kolleg:innen haben wir bereits vor ein paar Jahren etabliert, da wir an verschiedenen Standorten sitzen. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Jede:r neue Kolleg:in nimmt an drei Austauschen teil und lernt so direkt weitere Kolleg:innen kennen.<\/p>\n

Habt ihr Welcome-Geschenke (Boxen, Beutel etc.)? Wenn ja, habt ihr die an die private Anschrift geschickt?<\/strong><\/p>\n

Im Vorfeld wurde Hardware und Laptoptasche an die Privatadresse der neuen Kolleg:innen verschickt. Die Tasche war mit einigem inovex-Material best\u00fcckt (Turnbeutel, Wasserball, Kamera-Abdeckung, Haftnotizen, Notizblock). Das Feedback daf\u00fcr war positiv, die neuen Kolleg:innen haben berichtet, dass sie sich dar\u00fcber sehr gefreut haben.<\/p>\n

Welche Rolle hat euer\/eure Mentor:in? Fachlicher Vertreter vom Projekt, F\u00fchrungskraft,…?<\/strong><\/p>\n

Ein:e Mentor:in erleichtert in den ersten drei Monate das Einleben. Idealerweise ist der\/die Mentor:in am eigenen Standort und im eigenen Projekt. Ansonsten kann es sein, dass ein:e Kolleg:in zwei Mentor:innen hat. Eine:n am eigenen Standort, eine:n, im Team oder Projekt. Mentor ist nicht gleich Teamlead.<\/p>\n

Im Rahmen des Programms haben Mentor:in und Mentee w\u00f6chentliche Austauschtermine via Meet, um Fragen m\u00f6glichst direkt kl\u00e4ren zu k\u00f6nnen und die Eigenheiten des jeweiligen B\u00fcros zu zeigen; so nimmt man neue Kolleg:innen beim Vernetzen und Zurechtfinden an die Hand. Ansonsten findet die Kommunikation \u00fcber Slack statt.<\/p>\n

Wie l\u00e4uft ein Probearbeitstag ab?<\/strong><\/p>\n

Probearbeitstage haben wir bei inovex nur bei ausgew\u00e4hlten internen Stellen. Diese werden aber nicht remote stattfinden sondern verschoben.<\/p>\n

Mit wie vielen Mitarbeiter:innen macht ihr die Remote Onboardings? Ich stelle es mir schwierig vor, wie dies bei 10+ Neustarter:innen durchgef\u00fchrt wird. Wie haltet ihr gr\u00f6\u00dfere Gruppen am Ball?<\/strong><\/p>\n

Das Remote Onboarding im April fand mit 10 Leuten statt. Hier war das Setup noch gut handhabbar. Es muss auf jeden Fall eine:n Moderator:in geben, um die Gespr\u00e4che zu koordinieren. Diese:r sollte die gesamte Gruppe im Blick haben, auch bei der Verwendung von anderen Tools abseits des Video Calls. Wichtig ist ein aktives, namentliches Einbeziehen, eine lockere Atmosph\u00e4re (siehe Vorstellungsrunde) und den Raum f\u00fcr Gespr\u00e4che zu schaffen. Von einer Pr\u00e4sentation von Inhalten mit Powerpoint oder dergleichen raten wir remote ab.<\/p>\n

Hatten die neuen Kolleg:innen Hemmungen, sich per Voice Chat in der gro\u00dfen Gruppe zu melden? Fand weniger Dialog statt als vor Ort?<\/strong><\/p>\n

Nat\u00fcrlich findet der Austausch nicht in der Form statt, wie es vor Ort gewesen w\u00e4re. Die Gespr\u00e4che nebenbei an der Kaffeemaschine oder auf dem Weg zum Mittagessen fallen leider weg. Daf\u00fcr gibt es zum Beispiel die virtuelle Kaffeemaschine, die einmal inovex-weit und zus\u00e4tzlich f\u00fcr jeden Standort als Video-Chat-Raum via Google Meet eingerichtet ist. Vielleicht gibt es zu Beginn Hemmungen, wenn man vorher noch nie via Voice Chat in einer gro\u00dfen Gruppe kommuniziert hat. Da hilft ein:e Moderator:in, der\/die gezielt Teilnehmer:innen anspricht.<\/p>\n

In welchen Abst\u00e4nden habt ihr die Retros (mit IT etc.) gemacht?<\/strong><\/p>\n

Die Retro mit der IT, wie die erste Remote-Onboarding-Tage verliefen, fand etwa 1 Woche nach dem Einf\u00fchrungstag statt. Da wurden alle etwaigen Probleme, die sich auch in der Woche noch der Einf\u00fchrung ergeben konnten, reflektiert. Die Retro von People & Culture mit den betreuenden Kolleg:innen (Mentor:innen etc.) fand nach dem ersten Newcomer-Austausch statt, um den dortigen Input direkt mit einflie\u00dfen zu lassen.<\/p>\n

Ist Working from Home bei euch sowieso gelebte Praxis? Wie oft pro Woche im Schnitt?<\/strong><\/p>\n

Remote Arbeiten ist bei inovex gelebte Praxis. Das kann bedeuten: aus dem Home Office, aus einem unserer B\u00fcros, von unterwegs oder vom Baggersee. Die Infrastruktur ist gegeben und man entscheidet je nach eigener Situation, nach den Projekt- und Kundenanforderungen etc. Es gibt auch Kolleg:innen, die bereits komplett im Home Office t\u00e4tig sind.<\/p>\n

Habt ihr ein technisches Standard-Setup f\u00fcr die Remote-Teilnahme (Headset, etc.)?<\/strong><\/p>\n

Nein, im ersten Schritt nicht. Da bekommt jede:r neue Kolleg:in einen Laptop und ein Smartphone. Jede:r hat im Anschluss die M\u00f6glichkeit sich eine Tastatur, Maus und Kopfh\u00f6rer auszusuchen. Aktuell kann jede:r Mitarbeiter:in, der\/die m\u00f6chte, sich einen Bildschirm und B\u00fcrostuhl aus einem der B\u00fcros ausleihen.<\/p>\n

Wieviele Leute m\u00fcsst ihr jeden Monat onboarden? Sind die alle mit den gleichen Themen betraut, so dass ein gemeinsames Onboarding sinnvoll ist?<\/strong><\/p>\n

Durchschnittlich sind es etwa 8 Kolleg:innen pro Monat im Onboarding. Es gibt einen gemeinsamen Part beim Onboarding, der f\u00fcr alle neuen Kolleg:innen sinnvoll ist: inovex-interne Themen, Kennenlernen, Beschreibung der Abl\u00e4ufe, Einrichten der Hardware, Systeme erl\u00e4utern, Datenschutz- und Marketing-Vortr\u00e4ge. Danach findet das personalisierte Onboarding mit den Teams und Mentor:innen statt.<\/p>\n

War dieser Onboarding-Tag f\u00fcr jeden Standort oder standort\u00fcbergreifend?<\/strong><\/p>\n

Wir halten den Einf\u00fchrungstag immer f\u00fcr alle neuen Kolleg:innen ab, Studierende wie auch Festangestellte und das f\u00fcr alle Standorte. Das haben wir auch remote so gemacht.<\/p>\n

Read on<\/h2>\n

Wenn ihr noch weitere\u00a0 Fragen habt, schaut mal auf unserer Recruiting-Seite vorbei oder stellt sie direkt hier in den Kommentaren!<\/p>\n

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