Office Manager:in* Hamburg

Was dich bei uns erwartet

• Als Office Manager:in an unserem Standort Hamburg sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft und interne Abläufe effizient und professionell organisiert sind. Du bringst Erfahrung, Struktur und Weitblick mit – und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich stetig weiterentwickeln.

• Du bist verantwortlich für das in- und ausländische Reisemanagement – von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis hin zur Nachbereitung. Dabei optimierst und entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter, mit Blick auf Effizienz, Kosten und Qualität.

• Du übernimmst die standortübergreifende Bearbeitung des Ticketsystems für unser Team inovex und behältst die dazugehörige Rechnungsbearbeitung im Blick.

• Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass an deinem Standort alles reibungslos funktioniert. Du übernimmst die professionelle Organisation aller administrativen und operativen Abläufe - von der Verwaltung von Bestellungen und Besucherlisten bis zur Organisation von internen Veranstaltungen.

• Du schaffst eine angenehme und strukturierte Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume im Blick behältst. Zudem koordinierst du im Bereich Facility Management unsere Dienstleister wie z.B. Reinigungspersonal, Handwerksbetriebe oder die Hausverwaltung und kümmerst dich um alles, was den Standort zuverlässig am Laufen hält.

Wer gut zu uns passen würde 

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Office-, Backoffice- oder Travel-Management mit.

• Als selbstorganisiertes und vorausschauendes Organisationstalent behältst du jederzeit den Überblick, arbeitest eigenständig und verantwortungsbewusst und bringst neue Impulse zur Optimierung bestehender Prozesse ein.

• Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe zu strukturieren und ein professionelles, serviceorientiertes Arbeitsumfeld zu gestalten.

• Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und bewegst dich souverän in digitalen Tools und Prozessen.

• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1) sind Voraussetzung, gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.