Bei unserem Online Meetup zum Remote Onboarding blieben einige Fragen unbeantwortet. Wir haben sie zusammengetragen und von unseren Expert:innen beantworten lassen. 

Welche Auflockerungen oder Spiele habt Ihr beim Onboarding Tag verwendet?

In der Kennenlernphase hat jede:r neue Kolleg:in via Google Presentation parallel etwa 5 Minuten ein Sheet mit persönlichen Fragen ausgefüllt. Neben Standardfragen gab es so zu ergänzende Aussagen wie: „Ich bin der/die Einzige, der/die …, meine Macke ist …“ Anschließend wurden jedes Sheet in der Runde vorgestellt. Für die nächste Onboarding-Runde haben wir überlegt, nach der Mittagspause gemeinsam eine Runde Online-Pantomime zu spielen.

Teilnehmer:innen haben folgendes empfohlen: Montagsmaler, Gesellschaftsspiele wie Outburst, Pubquiz, Remote Escape Room.

Welchen Zeitrahmen habt ihr für das Onboarding angesetzt? Wie behaltet ihr den Überblick darüber, wie weit der Onboarding-Prozess fortgeschritten ist?

Wir organisieren und gestalten den Tag von 8:30 bis etwa 14:00 Uhr. Danach übergeben wir die neuen Kolleg:innen ihren Mentor:innen. Bei uns bekommt jede:r Kolleg:in für die ersten drei Monate einen Mentor:in, der/die Ansprechpartner:in bei allen möglichen Fragen ist. Im Einzelgespräch können dann weitere inhaltliche und organisatorische Fragen geklärt werden.

In den darauf folgenden Tage gibt es weitere remote Slots aus den Fachbereichen (technische Teams, Marketing, Datenschutz usw.). Wir halten fehlende Unterlagen nach und sind Ansprechpartner für offene arbeitsrechtliche Fragen. Die weitere Einarbeitung liegt dann im Projekt- und Teamkontext bei:m jeweiligen Kolleg:in.

Welches Tool nutzt ihr für Virtual Coffees? Wie wird Virtual Coffee angenommen?

Die Bereitschaft und auch die Akzeptanz ist bei uns zu 100% gegeben, da wir durch die Verteilung auf mehrere Standorte das vernetzte und remote arbeiten bereits leben. Außerhalb der Arbeitszeit haben sich digitale Kaffeeküchen etabliert, es finden Spieleabende statt und wir kochen gemeinsam. Auch remote. Die neuen Kolleg:innen werden zu den bestehenden Aktivitäten eingeladen und mindestens von ihren Mentor:innen darauf hingewiesen. Jede:r wie er/sie mag, natürlich. Den Zeitaufwand bestimmt dabei jede:r selbst. Alle Termine finden per Videokonferenz mit Google Meet statt, dafür benötigt es keine Vorbereitung.

Welches Tooling verwendet ihr für den virtuellen Austausch? Gibt es Generationenunterschiede bei der Nutzung?

Wir verwenden die G-Suite-Produkte von Google, sprich Google Meet für Video Calls und die Möglichkeiten von Google Drive für Organisatorisches, Scrumlr für Retros, Jamboard für die Visualisierung und Slack als persistent Chat für die Kommunikation. Weitere Details dazu findet ihr in einem separaten Artikel. Da diese Arbeitsweise zu unserem Alltag gehört, können wir keine Generationenunterschiede feststellen.

Habt ihr eine Art Check-in mit den neuen Teammitgliedern nach der ersten Woche? Zum Beispiel um zu besprechen, wie gut das neue Teammitglied angekommen ist?

Wir haben mit den neuen Kolleg:innen einen monatlichen Austausch, eine Art Stammtisch, bei dem wir uns über das Ankommen und die ersten Wochen austauschen. Dieser Austausch wird ebenfalls in der Runde der Mentor:innen, Betreuer:innen und Teamleads durchgeführt. Neben Feedback, was in der ersten Zeit nach den Remote Onboarding Tagen gut lief und was verbessert werden kann, können wir so auch auf Dinge eingehen, die uns besonders aufgefallen sind. Den monatlichen Austausch für alle neuen Kolleg:innen haben wir bereits vor ein paar Jahren etabliert, da wir an verschiedenen Standorten sitzen. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Jede:r neue Kolleg:in nimmt an drei Austauschen teil und lernt so direkt weitere Kolleg:innen kennen.

Habt ihr Welcome-Geschenke (Boxen, Beutel etc.)? Wenn ja, habt ihr die an die private Anschrift geschickt?

Im Vorfeld wurde Hardware und Laptoptasche an die Privatadresse der neuen Kolleg:innen verschickt. Die Tasche war mit einigem inovex-Material bestückt (Turnbeutel, Wasserball, Kamera-Abdeckung, Haftnotizen, Notizblock). Das Feedback dafür war positiv, die neuen Kolleg:innen haben berichtet, dass sie sich darüber sehr gefreut haben.

Welche Rolle hat euer/eure Mentor:in? Fachlicher Vertreter vom Projekt, Führungskraft,…?

Ein:e Mentor:in erleichtert in den ersten drei Monate das Einleben. Idealerweise ist der/die Mentor:in am eigenen Standort und im eigenen Projekt. Ansonsten kann es sein, dass ein:e Kolleg:in zwei Mentor:innen hat. Eine:n am eigenen Standort, eine:n, im Team oder Projekt. Mentor ist nicht gleich Teamlead.

Im Rahmen des Programms haben Mentor:in und Mentee wöchentliche Austauschtermine via Meet, um Fragen möglichst direkt klären zu können und die Eigenheiten des jeweiligen Büros zu zeigen; so nimmt man neue Kolleg:innen beim Vernetzen und Zurechtfinden an die Hand. Ansonsten findet die Kommunikation über Slack statt.

Wie läuft ein Probearbeitstag ab?

Probearbeitstage haben wir bei inovex nur bei ausgewählten internen Stellen. Diese werden aber nicht remote stattfinden sondern verschoben.

Mit wie vielen Mitarbeiter:innen macht ihr die Remote Onboardings? Ich stelle es mir schwierig vor, wie dies bei 10+ Neustarter:innen durchgeführt wird. Wie haltet ihr größere Gruppen am Ball?

Das Remote Onboarding im April fand mit 10 Leuten statt. Hier war das Setup noch gut handhabbar. Es muss auf jeden Fall eine:n Moderator:in geben, um die Gespräche zu koordinieren. Diese:r sollte die gesamte Gruppe im Blick haben, auch bei der Verwendung von anderen Tools abseits des Video Calls. Wichtig ist ein aktives, namentliches Einbeziehen, eine lockere Atmosphäre (siehe Vorstellungsrunde) und den Raum für Gespräche zu schaffen. Von einer Präsentation von Inhalten mit Powerpoint oder dergleichen raten wir remote ab.

Hatten die neuen Kolleg:innen Hemmungen, sich per Voice Chat in der großen Gruppe zu melden? Fand weniger Dialog statt als vor Ort?

Natürlich findet der Austausch nicht in der Form statt, wie es vor Ort gewesen wäre. Die Gespräche nebenbei an der Kaffeemaschine oder auf dem Weg zum Mittagessen fallen leider weg. Dafür gibt es zum Beispiel die virtuelle Kaffeemaschine, die einmal inovex-weit und zusätzlich für jeden Standort als Video-Chat-Raum via Google Meet eingerichtet ist. Vielleicht gibt es zu Beginn Hemmungen, wenn man vorher noch nie via Voice Chat in einer großen Gruppe kommuniziert hat. Da hilft ein:e Moderator:in, der/die gezielt Teilnehmer:innen anspricht.

In welchen Abständen habt ihr die Retros (mit IT etc.) gemacht?

Die Retro mit der IT, wie die erste Remote-Onboarding-Tage verliefen, fand etwa 1 Woche nach dem Einführungstag statt. Da wurden alle etwaigen Probleme, die sich auch in der Woche noch der Einführung ergeben konnten, reflektiert. Die Retro von People & Culture mit den betreuenden Kolleg:innen (Mentor:innen etc.) fand nach dem ersten Newcomer-Austausch statt, um den dortigen Input direkt mit einfließen zu lassen.

Ist Working from Home bei euch sowieso gelebte Praxis? Wie oft pro Woche im Schnitt?

Remote Arbeiten ist bei inovex gelebte Praxis. Das kann bedeuten: aus dem Home Office, aus einem unserer Büros, von unterwegs oder vom Baggersee. Die Infrastruktur ist gegeben und man entscheidet je nach eigener Situation, nach den Projekt- und Kundenanforderungen etc. Es gibt auch Kolleg:innen, die bereits komplett im Home Office tätig sind.

Habt ihr ein technisches Standard-Setup für die Remote-Teilnahme (Headset, etc.)?

Nein, im ersten Schritt nicht. Da bekommt jede:r neue Kolleg:in einen Laptop und ein Smartphone. Jede:r hat im Anschluss die Möglichkeit sich eine Tastatur, Maus und Kopfhörer auszusuchen. Aktuell kann jede:r Mitarbeiter:in, der/die möchte, sich einen Bildschirm und Bürostuhl aus einem der Büros ausleihen.

Wieviele Leute müsst ihr jeden Monat onboarden? Sind die alle mit den gleichen Themen betraut, so dass ein gemeinsames Onboarding sinnvoll ist?

Durchschnittlich sind es etwa 8 Kolleg:innen pro Monat im Onboarding. Es gibt einen gemeinsamen Part beim Onboarding, der für alle neuen Kolleg:innen sinnvoll ist: inovex-interne Themen, Kennenlernen, Beschreibung der Abläufe, Einrichten der Hardware, Systeme erläutern, Datenschutz- und Marketing-Vorträge. Danach findet das personalisierte Onboarding mit den Teams und Mentor:innen statt.

War dieser Onboarding-Tag für jeden Standort oder standortübergreifend?

Wir halten den Einführungstag immer für alle neuen Kolleg:innen ab, Studierende wie auch Festangestellte und das für alle Standorte. Das haben wir auch remote so gemacht.

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