Es wird immer selbstverständlicher, dass Kolleg:innen spontan im Home Office bleiben, Teams von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten und Kunden auch per Videokonferenz erreichbar sind. Und seit COVID-19 ist remote Arbeiten notwendiger denn je – ob man nun bereit war oder nicht. Diese Form der Zusammenarbeit bringt durchaus einige Herausforderungen mit sich: Welche Tools können verwendet werden? Wie stellt man sicher, dass man nach wie vor offen miteinander sprechen kann? Wie bleibt der Team Spirit erhalten? In diesem Blogartikel möchte ich mit euch teilen, wie man unter Berücksichtigung dieser Punkte remote Retrospektiven durchführen kann.

Warum Retrospektiven?

Ich bin der Meinung, dass die Retrospektive eines der wichtigsten, gleichzeitig aber auch eines der schwierigsten Scrum-Meetings darstellt. In diesem Meeting erhält das Team die Chance, offen darüber zu reflektieren und zu diskutieren, wie man den Prozess und sich als Team verbessern kann. Dabei können und sollen auch Konfliktthemen zur Sprache kommen. Umso wichtiger ist es, einen offenen, vertrauensvollen und sicheren Diskussionsraum zu schaffen.

Übungen und Tools für remote Retrospektiven

Das Set-Up und die Grundstimmung

Zu Beginn einer Retrospektive werfe ich gerne mit dem Team einen Blick auf die grundsätzliche Stimmung. Hierzu gibt es verschiedene Warm-Up-Übungen, von denen sich die meisten auch remote super durchführen lassen. Inspiration findet ihr beispielsweise beim Retromat. Die Übungen müssen nicht kompliziert oder aufwendig sein, manchmal genügt es, den letzten Sprint in 3 Wörtern zu beschreiben, um zu erkennen, wie zufrieden das Team ist.

Besonders im Remote-Kontext finde ich es wichtig, dass jedes Teammitglied zu Beginn der Retrospektive einmal zu Wort gekommen ist. Sitzt man nicht gemeinsam in einem Raum, sondern allein zuhause vor dem Laptop, kann man sich leichter zurückziehen oder ablenken lassen. Wenn man am Laptop sitzt, ist die Versuchung, schnell noch was fertig zu machen, die E-Mails zu checken oder nur kurz eine Rückfrage zu beantworten viel höher, als wenn man vor Ort Post-Its schreibt und der Laptop nebendran liegt. Ist man manchmal weniger motiviert, sich aktiv einzubringen, gibt es remote die Möglichkeit, das Mikro stumm zu schalten, die Kamera zu deaktivieren und sich entspannt zurückzulehnen. Insgesamt ist es remote viel leichter, sich aus der Diskussion herauszunehmen. Eine Konsequenz aus inaktivem, gefühlt distanzierten Verhalten ist, dass eine persönliche und vertrauensvolle Atmosphäre viel schwieriger zustande kommt. Daher ist es umso wichtiger, die Teilnehmer:innen zu motivieren, aktiv an der Retrospektive teilzunehmen und sich ausschließlich darauf zu konzentrieren. Folgende Punkte können dabei helfen:

Die Retrospektive erholt starten

1. Erholt starten

Vor der Retrospektive kann es helfen, eine kurze Pause einzulegen. Grundsätzlich sollte man remote mehr Pausen einplanen, da die Konzentration kürzer anhält. Am besten kurz aufstehen, durchlüften, sich etwas zu trinken holen und dann mit neuer Energie starten. Ist man gemeinsam vor Ort, so unterhält man sich außerdem oft mit seinem Team kurz an der Kaffeemaschine oder zwischen den Meetings. Auch remote sollte man sich für diese Gespräche Zeit nehmen. Je mehr Interaktion zustande kommt, desto näher kommt man der persönlichen, offenen Atmosphäre, die man vor Ort spürt.

Die Retrospektive mit aktiver Kamera durchführen

2. Kamera an

Wenn es für alle Teammitglieder in Ordnung ist, kann durch Aktivierung der Kamera eine persönlichere Atmosphäre geschaffen werden und der/die Moderator:in kann einfacher auf die Bedürfnisse des Teams eingehen. Mit Hilfe der Kamera können Mimik und Gestik wahrgenommen werden. Das kann eine große Hilfe sein, um beispielsweise zu erkennen, dass jemand etwas sagen möchte, aber nicht zu Wort kommt, nicht einverstanden ist oder die Luft einfach raus ist. Zudem kann visuelles Feedback wie zustimmendes Nicken oder Daumen hoch gegeben werden, das wortlos die Aussage anderer Teammitglieder unterstreichen kann.

Jeder leistet einen Redebeitrag zur Retrospektive

3. Jede:r kommt kurz zu Wort

Zu Beginn einer Retrospektive kann es sehr wertvoll sein, wenn jede:r Teilnehmer:in bereits etwas gesagt hat. Dies kann man durch Small Talk oder eine Warm-Up Übung erreichen. So sinkt die Hemmschwelle später im Meeting etwas zu sagen, da man bereits Teil der Diskussion war. War man bereits aktiv in ein Gespräch involviert, fällt es viel leichter, erneut die eigene Meinung zu äußern, als wenn man zunächst den Einstieg finden muss.

Je nach verfügbarer Zeit und vermuteter Stimmung im Team wähle ich unterschiedliche Übungen aus. Hier meine drei liebsten Übungen:

1. GIPHY Retrospektive

Eine sehr einfache Form der Retrospektive ist die Giphy-Retrospektive. Slack ist ein persistant Chat, den wir intern verwenden und für den es verschiedene Add-Ons gibt. Eines davon ist GIPHY, ein Online-Dienst, der massenweise animierte Bildchen (GIFs) bereitstellt. Mit dem GIPHY-Slack-Add-On kann man über das Kommando  /giphy  ein zufälliges GIF zu einem Thema auswählen und posten. Bei der GIPHY-Retrospektive reflektiert jedes Teammitglied nochmals über den letzten Sprint und sucht sich ein Wort aus, das diesen beschreibt, beispielsweise teamwork, disconnected oder so lala. Danach wird dieses Wort mit /giphy teamwork  in Slack eingegeben und ein passendes GIF gepostet. Es bietet sich an, einen privaten Retrospektiven-Channel anzulegen, damit nur die Leute, die auch an der Retrospektive teilnehmen, das Ergebnis sehen können. Meiner bisherigen Erfahrung nach können so auch negative Stimmungen auf humorvolle Art und Weise ausgedrückt werden, was einen harmonischen und leichtgewichtigen Einstieg in die Diskussion ermöglicht.

Teamwork via GIPHY

2. Tweet-my-Sprint-Retrospektive

In diesem Format soll das Team den letzten Sprint in Form eines oder mehrerer Twitter-Tweets (max. 280 Zeichen) beschreiben: @mentions, #hashtags und Emojis sind mehr als willkommen. Der Vorteil dieser Retro ist, dass man etwas tiefer in die Details eintauchen kann als beispielsweise bei der Giphy-Retro. Besondere Ereignisse oder Interaktionen können explizit herausgestellt werden und per Emoji emotional umschrieben werden.

Vor Ort werden die Teammitglieder gebeten, ihre Tweets auf Post-Its an die Wand zu pinnen. Remote macht es für mich keinen großen Unterschied: die Tweets können leicht in einem Chat wie Slack, Mattermost oder MS Teams gepostet werden und sind so auch für alle sichtbar. Wenn die Tweets anonym sein sollen, dann kann der/die Scrum Master:in/Moderator:in diese vorab einsammeln und dann posten. Auch hier ist es sinnvoll, einen privaten Retrospektiven-Channel anzulegen. Wer ein echtes Whiteboard-Feeling möchte, kann alternativ auch Post-Its in Miro, Mural oder Google Jamboard einrichten. Aus meiner Sicht ist das aber nicht unbedingt notwendig, da Slack und Co. eine bunte Reihe an Emojis anbieten, andere Teammitglieder direkt im Tweet verlinkt werden können und die Tweets schnell und übersichtlich gesammelt werden können.

Probiert das Format #tweetmyretrospective in der nächsten Retrospektive aus. Wir sind gespannt, wie ihr das Format findet. #retrospectives #remotework #inovexlife

3. Memes Retrospektive

In dieser Retro werden die Teammitglieder gebeten, den letzten Sprint mit verschiedenen Memes zu beschreiben. Je mehr Memes, desto aussagekräftiger (und unterhaltsamer). Auch hier können meiner Erfahrung nach etwas schwierigere Themen auf humorvolle Art zur Sprache gebracht werden. Wenn jedes Teammitglied mehrere Memes beisteuert, wird der Sprint in der Regel recht umfassend beleuchtet. Wenn man die Retrospektive mit Memes einleiten oder auch komplett darauf beschränkten möchte, sollte man beachten, dass die Vorbereitung etwas mehr Zeit als üblich erfordert. Daher sollte man diese Übung mit etwas Puffer (z.B. 3-4 Tage) vor der Retrospektive erklären. Um Memes zu generieren, kann man beispielsweise imgflip verwenden. Zudem ist es geschickt, die Memes vorab zu sammeln (der/die Moderator:in kann diese einsammeln), damit die Memes nacheinander durchgeschaut werden können und der “Flow” nicht unterbrochen wird. Da Memes tendenziell einen ironischen Charakter haben, können die jeweiligen Autor:innen noch ein paar Sätze dazu sagen.

Via imgflip

Und weiter geht’s mit Scrumlr

Um die Diskussion, die man mit den oben genannten Übungen bereits gestartet hat, fortzusetzen, nutze ich gerne Scrumlr. Bei diesem Tool kann man zwischen verschiedenen Retrospektiven-Formaten auswählen wie beispielsweise Start, Stop, Continue oder Keep, Add, Less, More. Wer mehr darüber erfahren möchte, wie man mit Scrumlr remote Retrospektiven durchführen kann, findet hier mehr Informationen. Wenn man beispielsweise disconnected als Gif gewählt hat, kann man nochmals genauer darüber nachdenken, was die Ursache für dieses Gefühl war. Beispielsweise könnte man dann zu dem Ergebnis kommen, dass man innerhalb des Teams mehr kommunizieren sollte (Start), dass Einzelabsprachen zur Isolation mancher Teammitglieder führen (Stop), dass man das Refinement verlängern könnte, weil dieses für die Teamgröße zu kurz angesetzt ist, nicht alle ihre Verständnisfragen stellen können oder mehr Diskussionsbedarf besteht (Start). Genauso könnte man bei einer positiven Äußerung wie Teamwork hinterfragen, warum es im letzten Sprint besonders gut geklappt hat und die Ursachen in die Continue-Spalte einfügen. Beispielsweise könnte das an der Einführung eines besseren Kommunikations-Tools liegen oder an verbesserter Disziplin im Team.

Bei etwas ausführlicheren Übungen wie beispielsweise der Meme-Retrospektive muss man nicht zwangsläufig weiter ins Detail gehen, wenn währenddessen bereits die wichtigsten Punkte diskutiert wurden. Stattdessen kann man direkt weiter zur Erarbeitung der Actions gehen, die man im nächsten Sprint angehen möchte.

Key Takeaways

1. Remote Retrospektiven sind nicht so schwierig, wie man vielleicht denkt: Wenn man sich ein wenig mit der Thematik auseinandersetzt, dann wird schnell klar, dass es auch für remote Retros viele Übungen gibt bzw. die Vor-Ort-Übungen leicht an ein Remote-Arbeitsumfeld angepasst werden können. Wichtig ist, dass man auf die Kleinigkeiten achtet, die vor Ort automatisch passieren: sich sehen, kurz aufstehen und einen Kaffee holen, Smalltalk halten und Ablenkungen vermeiden.

2. Slack und Scrumlr als einfaches Tooling für remote Retros: Man muss nicht lange suchen, um passende Werkzeuge für remote Retrospektiven zur Hand zu haben. Wenn ein Kommunikationstool wie Slack oder Mattermost verfügbar ist, kann leicht ein privater Retrospektiven-Team-Channel eingerichtet werden, in dem die Retro-Tweets, GIPHYs, Wörter oder sonstiges geteilt werden können. Wer im Anschluss oder auch direkt von Anfang an tiefer in die Retrospektive einsteigen möchte, kann Scrumlr als intuitives und frei zugängliches Tool verwenden.

3. Die Mischung macht’s: Um Monotonie zu vermeiden und die Motivation des Teams aufrecht zu erhalten, kann Abwechslung in den Übungen helfen. Man kann nicht nur die Warm-Up Übungen variieren, sondern auch die unterschiedlichen Formate bei Scrumlr durchprobieren. Allerdings sollten der Zweck (Was will ich mit diesem Format erreichen? Welcher Fokus soll gesetzt werden?) und die Teamsituation (z.B. noch nicht eingespieltes Team, viele kontroverse Diskussionsthemen vorhanden) nie aus den Augen verloren werden. Zudem ist es wichtig, dass die verschiedenen Übungen und Tools harmonieren. Wählt man beispielsweise eine sehr aufwendige Übung zu Beginn (z.B. Memes), bei der bereits viele Themen diskutiert werden, so kann es unter Umständen ausreichen, direkt die Actions auf einem Scrumlr-Board zu sammeln.