Wie kann man in kurzer Zeit Arbeiten aus dem Home Office organisieren und umsetzen? Diese Frage beschäftigt gerade viele Menschen und Unternehmen. In einem ersten Web Talk haben wir unsere technischen und organisatorischen Erfahrungen vorgestellt und viele Fragen der Teilnehmer:innen beantwortet. Aufgrund der Zeitbeschränkung konnten wir im Web Talk allerdings nicht alle Fragen beantworten. Wir haben sie deshalb an dieser Stelle zusammengestellt und beantwortet, um euch in der aktuellen Situation weiterzuhelfen. Solltet ihr noch mehr Fragen zum Thema haben, scheut euch nicht, die Kommentarfunktion zu nutzen – oder nehmt an unserem nächsten Web Talk teil!

 

Prozessdokumentation und Dokumente: Ich arbeite mit normalen Mails und nicht in Chats – bisher jedenfalls. Nun haben wir ganz frisch mit Teams zu arbeiten begonnen und ich überlegte: Soll ich meine Kolleg:innen über Mail oder über Chat zum Projektstand befragen? Denn ich schaue auch immer wieder nach alten Mails von vor Monaten, um bestimmte Informationen wieder zu finden. Da hätte ich beim Chat die Angst, dies nicht mehr so auffindbar zu haben. Denn Mails haben einen Betreff nach dem ich suchen kann etc.

Antwort: Moderne Chat-Tools haben meist umfangreiche Suchmöglichkeiten. So steht der Name Slack z.B. sogar für „Searchable log of all communication and knowledge“. Ich würde den allergrößten Teil der Kommunikation in das Chat Tool verlagern. Ein weiterer Vorteil ist dort, dass man Informationen für das ganze Unternehmen oder für bestimmte Teams mit Hilfe von Channels/Räumen sehr leicht verfügbar machen kann.

Nutzt ihr Google Meets oder Zoom auch für Online-Trainings mit Kunden? Gibt es andere Tools, die ihr für Trainings mit ca. 10–15 Teilnehmer:innen empfehlen könnt?

Antwort: Bisher fanden alle unserer Trainings noch vor Ort statt. Da Google Meet oder Zoom allerdings zu den besten Tools für Online-Videostreaming gehören, können wir uns sehr gut vorstellen, dass es sich lohnt, dieses Setup auszuprobieren. Der Vorteil bei Zoom ist beispielsweise, dass die Bildschirme aller Teilnehmer:innen dauerhaft angezeigt werden können und der Trainer/die Trainerin die Gruppe überblicken kann. Wir empfehlen allerdings eher eine Gruppengröße von 10 Teilnehmer:innen oder weniger. Für Gruppenarbeiten können auch verschiedene Videochats parallel genutzt werden.

Gegen Desozialisierungen helfen in der aktuellen Lage z.B. virtuelle Verabredungen (auch) nach Feierabend. Habt ihr Tipps? Wie entgeht ihr der Desozialisierung im Home Office? (aktuelle Situation ist ja noch ein bisschen drastischer als normales Remote Work!)

Antwort: Wir erleben gerade in der aktuellen Situation ein zunehmendes Bedürfnis in unseren Projekten, den fehlenden physischen Kontakt, der sonst z.B. im Büro an der Kaffeemaschine stattfand, auch remote noch stärker zu kompensieren. Wir kommen im Projektteam dafür regelmäßig zu einem remote Kaffee am Morgen oder Mittag zusammen oder essen in der Mittagspause per Web Video zusammen. Auch am Abend haben wir den Tag bereits mit einem Feierabendbier remote ausklingen lassen und uns über Themen außerhalb der Projektarbeit ausgetauscht. Weitere Ideen sind kurze Teambuilding-Maßnahmen wie Spiele oder Quizzes, die sich leicht in den Alltag integrieren lassen und dabei helfen, sich noch besser kennenzulernen. Zu dem Thema haben wir auch einen Blog-Beitrag verfasst.

Gibt’s irgendwo bereits Probleme wegen der DSGVO und all den extern gehosteten Tools?

Antwort: Zur Zeit sind uns keine gesonderten Probleme bekannt. Die DSGVO ist weiterhin in Kraft und es gilt sie zu beachten, daher mein dringender Rat als inovex-Datenschutzbeauftragter, sich nicht kopflos in Tools zu stürzen, sondern auch kritisch den Nutzen zu hinterfragen. Sinnvolle Richtlinien zum Umgang mit personenbezogenen Daten helfen den Kolleg:innen. Wichtig ist, darauf zu achten, dass diese nicht im Paragraphen-Dschungel enden, sondern in Umgangssprache formuliert sind. Denn nur Prozesse, die verstanden werden können, werden auch befolgt.

Wie organisiert ihr unterschiedliche Arbeitszeiten?

Antwort: Grundsätzlich haben wir keine Vorgaben, was Anwesenheitszeiten betrifft. Da wir im Projekt eine gute Mischung aus Früh- und Spätaufsteher:innen haben, ist zu den gängigen Zeiten immer jemand anwesend. Meetings legen wir eher nicht an den Rand der (bei uns eingespielten) Kernzeit. Ansonsten gilt: Jede:r ist selbst dafür verantwortlich, zu den Zeiten, zu denen Interaktion mit Kolleg:innen notwendig ist, anwesend zu sein. Als Hilfestellung gibt es in den meisten Chattools eine Möglichkeit, sewinen Status anzuzeigen. Darüber kann jeder/jede den Kolleg:innen sehr einfach transparent machen, ob man gerade arbeitet. In einigen Teams gibt es auch morgendliche Begrüßungen im Chat und dann auch am Abend eine Verabschiedung. So weiß auch jede:r im Team sehr schnell, wer schon da oder auch schon weg ist.

Ist es bei euch üblich, dass auch bei einem Remote-Team z.B. der Projekt-Kickoff persönlich stattfindet, um sich zumindest einmal persönlich gesehen zu haben, oder trefft ihr euch auch hier nur virtuell?

Antwort: Wir treffen uns auch zwischendrin immer wieder mal vor Ort. In der aktuellen Situation haben wir aber alle Vor-Ort-Treffen abgesagt und machen diese Termine dann remote, sofern das möglich ist. Und wir fangen so heute auch schon neue Projekte an. Wir wünschen uns alle ein persönliches Treffen, aber haben die letzten Tage auch feststellen können, dass die Kick-Offs sogar remote gut funktionieren.

Wie kontrolliert man, ob im Home Office gearbeitet wird?

Antwort: Das Arbeitsergebnis ist die Kontrolle. Außerdem ist es sinnvoll, sich mit allen Kolleg:innen einmal am Tag in einer Videokonferenz zu treffen und die Aufgabenverteilung für den kommenden Tag und den Fortschritt zu besprechen (Daily Stand-Up im Scrum-Jargon). Damit ist sehr viel Transparenz im Team gegeben, die dann meistens auch schnell Vertrauen schafft. Bitte führt keine Vorschriften ein, nach denen die Kolleg:innen jeden Tag darüber peinlichst Buch führen müssen, was sie getan haben. Vertrauen und Verantwortung sind hier die Zauberworte.

Mit welchen Informations-Ablage-Tools habt Ihr positive Erfahrungen gemacht? (SharePoint, Basecamp, Wikis, Atlassian-Tools etc.)

Antwort: Wir nutzen in vielen Projekten Confluence von Atlassian als Informationsablage und haben damit positive Erfahrung gesammelt. Weitere Möglichkeiten der Dateiablage mit primärem Fokus auf Dateiaustausch sind beispielsweise Plattformen wie Google Drive oder Nextcloud. Gut ist jedes Tool, das vermeidet, dass unterschiedliche Versionen von Dateien hin und her verschickt werden. Sehr positiv bewerte ich Tools, die es ermöglichen, dass mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument arbeiten. Seit ich mich daran gewöhnt habe, dass jeder meine Rechtschreibfehler direkt sieht, will ich es nicht mehr missen. Für mich funktioniert Google Docs extrem gut. Auch wenn nicht alle Funktionen aus der MS-Office-Welt zur Verfügung stehen, ist es für mich das Tool der Wahl.

Warum ist es (nicht) sinnvoll, einfach über WhatsApp zu kommunizieren?

Antwort: Was im privaten Kontext möglich und vielleicht sinnvoll ist, ist im beruflichen Umfeld nicht immer gesetzeskonform umsetzbar. Es haben sich schon viele Juristen und Datenschutzbehörden zum Umgang mit WhatsApp geäußert, so dass ich dies hier nicht wiederholen möchte. Aber es gibt Alternativen, die teils sogar kostenlos verfügbar sind, z.B. der Signal Messenger oder Threema. Was sich jedes Unternehmen immer fragen sollte ist, welche Art von Daten, ob nun personenbezogen oder unternehmenskritisch, es wirklich über Messenger teilen muss. Nur weil es einfach ist, muss es nicht sinnvoll sein, und auch die extra Meile, die andere Wege kosten mögen, stellt sich im Nachgang als Spaziergang heraus.

Die Tools müssen vom System des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt werden – korrekt?

Antwort: Tools oder Anwendungen sollten vor allem vom Arbeitgeber freigegeben sein. Viele Anwender sind oft gar nicht in der Lage zu beurteilen, ob ein neues Tool konform zu den Unternehmensrichtlinien ist. Daher sollten sich Arbeitnehmer, auch zum eigenen Schutz, vor dem Verwenden neuer Tools rückversichern, ob dies zulässig ist – better safe than sorry. Zur Verfügung stellen im Sinne von installieren muss der Arbeitgeber die Tools nicht immer zwangsläufig. Viele der Tools, die wir verwenden, sind Software as a Service und werden vom Anbieter betrieben. Dazu muss man sich beim Anbieter nur einen Account anlegen, um die Software nutzen zu können (z.B. Slack oder Google Docs).

Wie schätzt Ihr das ein, dass wir jetzt als Team in dieser Krisensituation auf diese Arbeitsform switchen? Was muss das Unternehmen zur Verfügung stellen bzw. freischalten?

Antwort: Zur Mindestausstattung gehört in den meisten Bürojobs ein Rechner, ein Bildschirm, eine Maus, eine Tastatur, eine Kamera und Kopfhörer mit Mikrofon. Zeitweise kann jeder sicherlich auch auf das ein oder andere Teil verzichten, aber um anständig Remote zu arbeiten, muss die Ausstattung stimmen. Wesentlich ist natürlich auch der Internetzugang.

Wichtig ist aber auch, dass sich jede:r einen ruhigen Arbeitsplatz einrichten kann. Dazu müssen Überlegungen angestellt werden: Stuhl, Tisch, Ergonomie. Was im  Büro der Arbeitgeber übernimmt, liegt jetzt in der Hand jedes Einzelnen.

Für jedes Team, das jetzt umsteigt, ist diese Umstellung bestimmt eine große Herausforderung. Geht verständnisvoll mit euren Kolleg:innen um und unterstützt sie, wenn nicht alles sofort funktioniert. Macht nach der ersten oder zweiten Woche eine Retrospektive (Element aus der agilen Arbeitsweise) mit euren Teams, schaut gemeinsam zurück: was funktioniert gut, was vielleicht nicht so gut. Sammelt dabei Ideen, welche Veränderungen oder Anpassungen euch helfen können. Ein kleines Beispiel aus meinen Anfängen der Remote-Arbeit: Wir hatten einen Kollegen, bei dem rauschte das Mikro ständig, so dass wir ihn immer stummgeschaltet haben. Da er am Beginn des Meetings immer erst die Kopfhörer aufgesetzt hat, hat er unsere Beschwerden nie mitbekommen. In einer Retro konnten wir die Problematik schnell aufdecken und er hat sich neue Kopfhörer bestellt. Damit war das Problem gelöst. Wir haben einige Regeln für effiziente Remote-Arbeit in einem Artikel zusammengefasst

Wie führe ich neue Tools im Unternehmen sinnvoll ein?

Antwort: Die meisten modernen Tools bieten Videos zum Erlernen der Handhabung an. Ich empfehle immer, damit zu starten. Oft sind die Anleitungen wirklich gut und auch in kleinere Videos aufgeteilt. Ansonsten kann ich nur empfehlen zu probieren und sich auszutauschen. Ruhig nachfragen, wenn man eine gewisse Funktion nicht auf Anhieb findet. Die Kolleg:innen haben oft gute Tipps. Ich suche heute noch ständig im Internet nach Antworten auf Toolfragen. Und im Netz gibt es wirklich zu fast jeder Frage ein Video oder einen Eintrag in einem Forum.

Für die Einführung eines Chat- oder Video-Conferencing-Tools braucht man sicherlich etwas mehr Zeit. Für so ein großes Thema gibt es verschiedene Vorgehensweisen:

  • Gesamter Rollout über eine zentrale IT.
  • Benutzung in einem Team. Und wenn das Team glücklich mit dem Tool ist, dann spricht sich das sehr schnell rum.

Hier findet ihr all unsere Artikel zum Thema Remote-Artbeit.