Interessante Themen für Meetups haben wir aus unseren technischen, kulturellen und methodischen Schwerpunkten immer genügend zur Verfügung. Diese präsentieren wir gerne abends an unseren Standorten Karlsruhe, München, Köln und Hamburg mit viel Pizza, Networking und Office-Touren – eigentlich. In diesem Artikel zeigen wir, wie wir unsere Meetups jetzt online am Mittag durchführen, wie wir dort unseren Schwerpunkt setzen und welche Formate wir besonders mögen – und wie wir diese immer weiterentwickeln. Du erhältst wertvolle Tipps und Tricks, aber natürlich beleuchten wir auch die Herausforderungen.

Wie kann ich Meetups lean entwickeln, organisieren und durchführen?

Vorbereitung

Wir starten unsere Vorbereitung mit der Themenfindung, die sich zum Beispiel aus aktuellen Projekten, Herausforderungen oder technischen Neuerungen ergibt. Ausschlaggebend ist natürlich, mit welchen Themen sich deine Community oder dein Unternehmen beschäftigt. Rahmenbedingungen wie Zeitpunkt, Sprecher:innen und Moderator:innen erarbeiten wir gemeinsam mit allen Beteiligten. Die Einladung erfolgt über unsere Meetup-Gruppen und unsere Social-Media-Kanäle.

Moderation

In unseren Meetups ist immer mindestens ein:e Moderator:in dabei. Er oder sie erklärt die Rahmenbedingungen, erläutert die Remote Regeln und den Unterschied zu einem offline Meetup. Datenschutz ist ebenso wichtig wie eine kurze Vorstellung der Agenda, des Unternehmens und der Sprecher:innen. Der Moderator oder die Moderatorin übernimmt dann im Lean Coffee, das sich in der Regel an den Vortrag anschließt, erneut die Gesprächsführung.

Talk, Talk, Talk

Zunächst übernehmen aber die Speaker:innen. Dabei kann ein Vortrag unterschiedlicher Art sein – ein Impulsvortrag, eine Demo, eine technische Einleitung, ein Erfahrungsbericht. Meistens dauern die Vorträge 15-20 Minuten, damit genug Zeit für Austausch und Fragen bleibt. Schon während des Vortrages geben wir allen Teilnehmer:innen die Möglichkeit, aufkommende Fragen für das anschließende Lean Coffee zu sammeln.

scrumlr.io – Das perfekte Tool, um Fragen zu sammeln

Um Fragen zu sammeln und diese dann später gemeinsam zu besprechen, nutzen wir scrumlr.io. Mit diesem Tool können unsere Moderator:innen Retrospektiven und Lean Coffees sehr leicht und flexibel remote durchführen. So auch in unseren Meetups. Unsere Moderator:innen teilen dafür zu Beginn das scrumlr.io Board und erklären die Funktionsweise eines Lean Coffees genauer.

Lean Coffee

Bei einem Lean Coffee tauschen sich Teilnehmer:innen zu vorab gesammelten Themen & Fragestellungen innerhalb einer Timebox (fixierter Zeitrahmen) aus.

Bei unseren remote Meetups nehmen dabei neben den Sprecher:innen weitere inovex-Expert:innen teil, die Fragen beantworten können und gerne beim Erfahrungsaustausch unterstützen. Neben rein technischen Themen gibt es immer wieder auch fachliche und methodische Rückfragen.

Für den Austausch im Lean-Coffee-Format planen wir 20-25 Minuten ein. Wir erklären also das Tool scrumlr kurz und die Teilnehmer:innen erhalten Zeit, weitere Fragen einzutragen. Dann werden diese gruppiert und im Anschluss von allen Teilnehmer:innen gevotet, um festzustellen, welche Fragen in welcher Reihenfolge beantwortet werden.

Die Fragerunde funktioniert dank scrumlr auch mit großen Gruppen sehr gut. Der Austausch und die Fragen ermöglichen und fördern ein interaktives Format; so schalten sich auch immer wieder Teilnehmer:innen daeinzu, die ihre Erfahrungen weitergeben.

Nachbereitung

Da es oft nicht genug Zeit gibt, um alle Fragen zu beantworten, veröffentlichen wir im Nachgang zu dem Meetup einen Blogartikel mit allen noch offenen, aber auch bereits beantworteten Fragen. So geht keine Frage verloren und das Ganze kann zum Beispiel so aussehen. Intern machen wir nach jedem Meetup eine Retrospektive zum Ablauf, um für das nächste Event zu lernen.

Tipps & Tricks

Da wir mit dem Lean Coffee, wie schon im Namen versteckt, ein absolut leanes Format wählen, wird die Einstiegshürde für Vortragende und auch die Vorbereitungszeit gering gehalten. Überlegungen der potenziell Vortragenden, ob ihr Thema überhaupt interessant ist oder es eine Zielgruppe gibt, bleiben so aus, da es unserer Erfahrung nach immer Fragen zu und Interesse an den Themen gibt.

Die Kombination aus scrumlr und Video Call fördert die Interaktion, da sie zweistufig erfolgen kann – schriftlich im ersten Schritt und nur mit Mikrofon und Kamera, wenn sich der/die Fragende damit wohl fühlt. Das ist meistens der Fall.

Im vergleich zum regulären Meetup am Abend ist der Aufwand für Teilnehmer:innen in der Mittagspause geringer, An- und Abreise entfallen. Der Fokus liegt so klar auf Austausch und Fragen, nicht auf dem Konsumieren eines Vortrags allein.

Unsere Learnings

  • Bildet für ein rundes Event interdisziplinäre Teams: Organisation, Moderation, Vortragende, Expert:innenen für Fragen!
  • Bleibt authentisch! Zum Beispiel sind Störungen im Homeoffice durch Kinder o.ä. einfach etwas, das passieren kann.
  • Nicht zu viel Zeit in die Vorbereitung der Talks investieren! Es muss kein perfekt durchgespielter Vortrag sein, der zig mal geübt wurde. Ihr sprecht eh über ein Thema, für das ihr Expert:in seid!
  • Unsere größten Herausforderungen sind toolbedingt. Uns kommt weiterhin der Networking-Aspekt und der Offline-Austausch zu kurz. Auch dafür haben wir noch keine Lösung gefunden und freuen uns über euren Input!
  • Ebenso ist ein Remote Meetup für die Sprecher:innen herausfordernd, weil man während des Vortrags kein direktes Feedback bekommt. Während man sonst in die Runde schaut und aufmerksame oder gelangweilte Gesichter sieht, ist man remote im Blindflug unterwegs.